Добрый день. Продолжают идти вопросы о том как работать с электронным каталогом. Попыталась коротко собрать в одно целое материал по данной теме.
РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМ КАТАЛОГОМ
Электронный каталог – библиотечный каталог в машиночитаемой форме, работающий в реальном режиме времени, предоставленный в распоряжение пользователей.
Электронный каталог раскрывает состав и содержание библиотечного фонда печатных, аудиовизуальных, электронных документов и служит для обеспечения свободного доступа к информационным ресурсам библиотеки.
Полнотекстовых ресурсов в школьном каталоге нет из за закона об авторских правах. В АБИС OPAC-Global есть возможность хранить ссылки на полнотекстовый материал для его просмотра, но ответственность за это размещение будет нести школа. Мы с вами не создаем базу полнотекстовых книг, а создаем базу описаний ресурсов в библиотеке. В ближайшее время у школ - участниц проекта по организации информационных центров появится возможность доступа к полнотекстовым ресурсам других публичных и научных библиотек, но как это будет организовано пока не известно.
Несколько основных правил для работы в электронном каталоге:
• Электронный каталог позволяет пользователю выбрать вариант поиска (простой, расширенный или профессиональный). Поиск желательно выполнять, выбрав в области поиска пункт «Все поля». Так же удобен поиск через словари по автору, заглавию, ISBN, ББК, году издания.
• Поиск по автору ведется без имени и инициалов.
• Расширенная поисковая форма (для каталогизации «базовая») состоит из трех полей, каждому из которых определяется собственная область поиска. Для проведения поиска должно быть заполнено хотя бы одно поисковое выражение. Необходимо выбрать базу данных, выбрать область поиска, поисковое выражение. Имеется возможность выбора значений из словаря. Словари автоматически формируются при вводе новых записей в каталог. В словарях списки листаются по пункту «Далее».
• Для просмотра всех записей в каталоге в области поиска необходимо выбрать «Местонахождение» (Фонд/Коллекция, КСУ), затем в словаре отметить галочками все записи и перейти к поиску. Нажать на «Искать».
• Области поиска «Местонахождение», «Фонд/Коллекция», «Инвентарный номер/Баркод» в своем каталоге через словари необходимо почаще просматривать, так как в них бывают ошибки, влияющие на автоматизированную книговыдачу.
• Пункт меню «Очистить» помогает быстро изменить поисковые выражения.
• При поиске и формировании больших списков записей, формируются страницы, их номера видны вверху и внизу экрана. Листание страниц производится нажатием на номер следующей страницы.
• Записи можно просматривать как в коротком формате вывода, формате RUSMARC, так и в виде библиографических карточек «формат вывода».
• Есть возможность сортировки записей по автору, году, либо заглавию. Если записи на экране не сортируются по году, значит, года нет в 100 поле самой записи. На некоторые записи библиографические карточки не формируются, они были составлены некорректно. Такие записи необходимо «локализовать» и сохранить в процессе «редактирования». Библиографические карточки на многотомники не формируются из за отсутствия в них 461 полей, если необходимо распечатать карточку, то ресурс можно локализовать как однотомник. По правилам каждый том прикрепляется к общей части описания ресурса через 461 поле.
• Допускается не набирать название книги или издательства целиком, достаточно набрать лишь его часть.
• Можно искать записи как заглавными так и строчными буквами, регистр букв для поиска не имеет значения.
• Чтобы значительно расширить список ресурсов по запросу, предпочтительнее набирать только корень слова. Например, икон*, а не икона. В этом случае будут автоматически учитываться все возможные варианты: икона, иконы, иконография, иконопись, иконописцы и другие производные.
• При наборе ключевого слова в поисковом окне не допускается употребление знаков препинания (точек, запятых, скобок, кавычек и т. д.) и сокращений слов (например, межд. отнош.).
• Если в качестве ключевого слова выступает словосочетание, в котором есть несколько определений, относящихся к одному определяемому слову, то в этом случае словосочетание можно преобразовать в двух- или трехсловные словосочетания. Например: «мировые финансовые кризисы» разбиваем на два словосочетания – мировые кризисы и финансовые кризисы, дополнительно можно провести поиск по слову кризисы; русская народная музыка – русская музыка и народная музыка, международные валютно-кредитные отношения – международные отношения, валютно-кредитные отношения, кредитные отношения.
• Нельзя набирать в качестве ключевого слова целую фразу (тему реферата), так как фраза не будет являться ключевым словом и поиск может оказаться безрезультатным.
• Допустимо искать записи, используя значок *, например: Маяков*, дет* лит* Затем нажать на пункт меню – Искать или клавишу Enter
• При введении значения поисковых символов, поиск в словаре начнется с этих символов (например, выбрав в области поиска «Издательство» и вводу значения
дет, при нажатии на словарь, поиск начнется с издательства
Детгиз). Когда ищем через словари, звездочка в поисковом выражении не нужна.
• Чтобы быстро найти на экране номер штрихкода среди множества 899 полей или название среди записей, пользуйтесь клавишами быстрого поиска:
Ctrl+FНеобходимо иметь в виду, что любое усложнение параметров поиска ведет за собой увеличение времени поиска. При этом экономится время при работе с подмножеством найденных документов, в котором при более корректно заданных условиях поиска будет меньше «шумовой» информации.
Чем больше сведений о ресурсе мы занесем в каталог при создании записи, тем быстрее мы найдем его по разным поисковым запросам. Дополнительное описание мы заносим в 327 (330) поле – содержание или 610 поля – ключевые слова.
ПОИСК ПО «ВСЕМ ПОЛЯМ»
При данном поиске можно набирать значения авторов, заглавий, серий, издательств, года издания. По «всем полям» не находятся инвентарные номера и штрихкоды, для их поиска необходимо выбирать «Инвентарный номер/Баркод».
Недостатки поиска по «всем полям»: – наличие «шумовой» информации, т. е. найдутся записи, где встречается поисковое слово;
– при работе с большим каталогом на не уточненный дополнительными параметрами запрос выйдет большой перечень записей, что потребует много времени на его обработку и отбор нужной информации.
Краткая характеристика некоторых поисковых полей:
• «Ключевые слова» – предназначено для поиска литературы по заданной теме (реферата, контрольной, сообщения). Ключевые слова берутся из 610 полей. Доступен поиск по ключевым словам через словарь.
В качестве ключевых слов могут использоваться:
1. Существительные в именительном падеже в единственном или множественном числе, например: предприятие, предприятия; организация, организации.
2. Словосочетания:
– прилагательное + существительное (например, аудиторская проверка, информационные ресурсы, производственные отношения);
– сочетания существительного с существительным (рынок ценных бумаг, учет затрат, источники права).
3. Административно-территориальные и географические наименования (например, Западная Сибирь, Волгоградская область).
4. Название исторических событий, которые приводятся в полной форме в соответствии с научной традицией (например, Великая Отечественная война, Первая мировая война, Смутное время).
5. Аббревиатуры, широко вошедшие в употребление (например, нэп, АПК);
6. Фразы, которые невозможно разделить без потери смысла (например, спорт высоких достижений, русский язык как иностранный).
7. Иностранные слова (Toyota, Nestle, Internet, PR).
• «Заглавие» позволяет искать книгу по ее названию. Заглавие – это слово, фраза, буква или группа слов, фраз и букв, как правило, указанные на издании, которые называют это издание или входящие в его состав произведения. Издание может иметь несколько вариантов заглавия (на титульном листе, обложке, корешке издания и т. д.), идентичных или отличающихся друг от друга.
• «Автор+Кол. автор» – это фамилии ученых, писателей, общественных деятелей, художников, составителей (блок 700х полей). Например, Ломоносов М. В., Петр I, Аристотель, Салтыков-Щедрин М. Е.
Проводя поиск, используя данное поисковое поле, следует помнить, что возможны различные написания фамилий (например, Чингиз-хан, Чингис-хан, Чингисхан). Поэтому лучше вводить только неизменяемую часть слова, иначе может произойти потеря информации (Чинги*).
Также могут встречаться различные варианты перевода иностранных фамилий (например Уортман, Вортман (оригинал – Worthman). В этом случае следует перепроверять информацию, используя, в том числе, и оригинальную фамилию.
• «Инвентарный номер/Баркод» – в АБИС инвентарные номера и штрихкоды в 899 полях и подполях $x, $p воспринимаются как равнозначные. Автоматизированную книговыдачу можно сделать по штрихкоду, а списать по уникальному инвентарному номеру и наоборот. Поиск через словарь можно начинать с начала списка номеров, тогда в поисковом выражении ни чего не ставится. Можно начинать с заданного значения, в этом случае в поисковом выражении набирается это значение без пробела и нажимается на словарь. Листаются экраны по пункту меню «Далее».
