Инвентарные номера и штрихкоды. Инвентарная книга.

[lea]

Уважаемые коллеги, по штрихкодам появились однотипные вопросы - могут ли они отличаться от того, что написано в методичке библиотекаря? Могут.

Коды для электронного каталога - это набор цифр, уникальный для этой школы, поэтому было рекомендовано в начале номеров использовать код школы. Далее шли цифры 0 - для инвентарных номеров, 1 - для читательских, 2 - для штрихкодов.

В МОУ СОШ № 20 г. Тверь использовала цифру 5 после кода школы для кодирования медиатеки, некоторые школы в области использовали 5 в инвентарных номерах, кодируя ДАР. Для кодирования учебников можно использовать цифру 7. Все по желанию библиотекаря. Отчеты будет вывести сложнее при коротких инвентарных номерах. Штрихкоды могут быть и не 9 значные (11, 13 значные), но главное, чтобы сканер штрихкода считывал правильно значение.
Всем школам были рекомендованы однотипные правила для исключения ошибок в кодировании. Я сама придерживаюсь этих правил. Правила нужны, чтобы не выдать чужую книгу не своему читателю. Кто пользуется 9 значными инвентарными номерами, то может книговыдачу делать по ним. Штрихкоды могут совпадать с длинными инвентарными номерами, можно так сделать для новых поступлений.

Примеры для кодирования и штрихкодирования.

ХХХ - код школы, ххххх - номер

ХХХ0ххххх - Инвентарный номер
ХХХ1ххххх - Читательские билеты
ХХХ2ххххх - Штрихкоды
ХХХ3ххххх - Штрихкоды для медиатеки
ХХХ5ххххх - Инвентарный номер для Дар
ХХХ7ххххх - Штрихкоды учебников

Вы так же можете творчески подходить к кодированию по необходимости.

В библиотечной системе OPAC инвентарные номера - это набор символов, а не цифр, поэтому сортируются в системе как буквы. Возникают проблемы при формировании инвентарной книги, где мы стремимся завести номера как цифры. Прежде чем формировать отчеты, необходимо точно проверить что Вы завели в качестве инвентарных номеров. Очень часто встречаются номера с пробелами внутри, их необходимо исправить. Проверить свои номера нужно в разделе Каталогизации, выбрав в области поиска пункт "Инвентарный номер/Баркод" и нажав на словарь. На экране отразится список с самого первого номера, листать список необходимо по пункту меню "Далее". В этом списке Вы увидите самый маленький номер, который и поможет Вам определить границу от которого формировать отчеты. Здесь Вы так же увидите, что за одним инвентарным номеров могут быть две и более книг. Это дубли, необходимо проверить правильно ли Вы завели записи.

Если в электронном каталоге записей гораздо больше 1000, тогда инвентарная книга формируется частями.

Определить интервалы частей Вам так же поможет просмотр своих данных в разделе каталогизации. Каждая школа записывает инвентарные номера по своему, кто то пишет короткие, кто то длинные девятизначные. В некоторых школах пишут и короткие и длинные. Для правильного формирования отчетов определитесь с тем, что у вас заведено, определитесь с интервалами и длиной кодов. Затем попробуйте сформировать часть инвентарной книги и посмотрите как сортируются записи. В браузере Internet Explorer инвентарные номера в инвентарной книге на экран выводятся не полностью, но видны при выгрузке в формате Excel. В браузере Mozilla Firefox все номера видны на экране.

Если возникает необходимость распечатать содержимое экрана, на котором список книг, либо перечень отчета статистики в книговыдаче, то нужно пользоваться "Контекстным меню", которое вызывается нажатием правой клавиши мыши на экран. В контекстном меню есть пункты - "Печать" и "Предварительный просмотр". В предварительном просмотре можно поменять параметры страницы перед печатью.

Многие школы столкнулись с тем, что по отчетам инвентарной книги, акту записей меньше чем в электронном каталоге. В отчеты не попадают записи, у которых нет инвентарных номеров. Как найти такие записи? В профессиональном поиске в области поиска необходимо выбрать «Местонахождение», нажать на словарь. Выбрать все пункты галочками и перейти к поиску. Затем нажать на кнопку «И». Затем скопировать фразу:

NOT (IN '0*' OR IN '1*' OR IN '2*' OR IN '3*' OR IN '4*' OR IN '5*' OR IN '6*' OR IN '7*' OR IN '8*' OR IN '9*' OR IN 'б/н' )

и вставить после первого условия.

Получится ( для 20 школы):

(PF 'ФОНД-721' ) NOT (IN '0*' OR IN '1*' OR IN '2*' OR IN '3*' OR IN '4*' OR IN '5*' OR IN '6*' OR IN '7*' OR IN '8*' OR IN '9*' OR IN 'б/н' )

Затем, нажать на кнопку «Искать». Откроется список записей для редактирования.

Проверьте, пожалуйста, свои каталоги.